מערכות BI לקידום יעדי הארגון

בס"ד                                                                                                            01/05/2014

מערכות בינה עסקית לקידום יעדי הארגון

אסף שחור

מבוא לנושא  BI:

במהלך השנים  זוהו  פערים משמעותיים בין התובנות הפוטנציאליות הקיימות במידע לבין היכולות לממש אותן ולהביאן למשתמש הקצה. אחד מתפקידיה המרכזיים של  מערכות BI, הוא לצמצם פער זה  למינימום.

מערכת BI מאפשרת למשתמשיה, לשוטט בעולם הנתונים ולמצוא פתרונות ותשובות לשאלות הקשורות בעולם התוכן שלהם, לסייע בגיבוש תמונת מצב ולשפר את הטיפול האופרטיבי בתהליכים מורכבים ובפעילות מבצעית שוטפת.
הכלים שהיו קיימים בטרם פותחו מערכות BI לתחקור נתונים, אפשרו להפיק דו"חות מובנים ומוגבלים מבחינת הנתונים שהכילו (ככלל, כל מערכת אפשרה הפקת דו"חות מבסיס הנתונים שלה בלבד). מטבע הדברים כלים אלו לא היו גמישים מספיק ולא אפשרו לתחקר נתונים בנוגע לפרשיות ולשאלות מורכבות.
בהעדר מערכת ייעודית לתחקור רוחבי של נתונים, פנו אנשי השטח לאנשי עיבוד נתונים לקבל סיוע בשליפת נתונים רוחביים הנדרשים להם כדי למצות מחקר ו/או  שליפת נתונים אינטגרטיבית ומורכבת למטרות שונות.
הסיוע שניתן אפשר להגיע  לתובנות ולמיצוי המידע הנדרש, שלא ניתן היה להגיע אליו בדרכים אחרות.
אנשי עיבוד הנתונים ביצעו שליפות רוחביות על בסיס דינאמי של הצלבות, כל זאת באמצעות תוכניות מחשב ייעודיות  שנכתבו ספציפית לכל בקשה. עם הזמן, ככל שהתברר הפוטנציאל העצום הגלום בעולם הנתונים, גבר זרם הבקשות והפניות מצד גורמי שטח. פועל יוצא של האמור לעיל היה ההכרה בצורך לאפיון ולפיתוח  של מערכת  שתעמוד בקריטריונים הבאים:

• אפשרות לבצע אינטגרציה בין נתונים הקיימים במאגרים שונים בארגון.

• שילוב קבצים המגיעים מגורמי חוץ עם המידע ממאגרים פנימיים.

• ביצוע תחקור מלא  ורוחבי על כלל הנתונים הקיימים במערכת באופן שכל נתון יהווה מפתח לשליפה.

•  לו"ז קצר לשינויים אינטנסיביים במערכת בהתאם לשינויים החלים בכיווני המידע הנדרש.

• מתן אפשרות לאנשי השטח לבצע את השליפות באופן עצמאי ולא לפנות לאנשי עיבוד נתונים.

יכולות ויתרונות של שימוש בכלי  BI:

• ביצוע תחקור מלא  ורוחבי על כלל הנתונים הקיימים במערכת באופן שכל נתון יהווה מפתח לשליפה.

•  לו"ז קצר לשינויים אינטנסיביים במערכת בהתאם לשינויים החלים בדרישות המשתמש, כמו: דוחות אד הוק, נתונים חדשים, שילוב קובץ חיצוני וכו'

• מערכת ידידותית וקלה לתפעול.

• מערכת המאפשרת ניתוח רוחבי מתקדם של נתונים רבים, ממגוון מערכות פנים ארגוניות וחוץ ארגוניות תוך ביצוע אינטגרציה מלאה בין הנתונים השונים.
  צוות פיתוח BI קושר את כלל הנתונים אחד לשני באמצעות כלי המערכת, באופן שיוצר חווית משתמש זהה לעבודה על מערכת אחת סגורה, שניתן לשוטט בה ולבצע את הנדרש לו בלי לחשוב על טכניקה של קישורים או שמירה בצד של נתונים.

• יכולת לתחקר מימדים רבים ממאגרים שונים ולראות דברים בפרספקטיבות שונות.

• לאפשר פתרונות מחקריים/אנאליטיים כוללים לכל הדרגים: אסטרטגי, ניהולי וטקטי.

• יכולת לתת פתרון תפור על פי מידה לכל אתגר, בזריזות רבה ובאופן אינטואיטיבי למשתמש.

• לאפשר למשתמש בה לפתח כיווני חשיבה חדשים ויצירתיים תוך כדי עבודתו מול המערכת. כלומר, לאחר כל בחירה מתקבלת תוצאה המובילה את המשתמש הלאה ונותנת לו להבין ולראות בכל שלב את המכלול.

• לאפשר למשתמש לצאת מהחשיבה המקובעת והסטיגמטית ולתת לו להבין באופן ברור על בסיס הנתונים את הכיוונים הנדרשים לו.

• יכולת שתעודד את המשתמש לחשוף תובנות.

• יכולת לבחון היבטים מורכבים של תופעות שונות, באופן המקנה כלים להבנה ולתכנון דפוסי פעולה חדשניים.

• חשיבה רב ממדית וחקירה אסוציאטיבית.

• מערכות BI גורמות לשינוי בשיח הארגוני - יותר ויותר מתבססים על חקר נתונים ופחות על אינטואיציות.

  המגזרים שנחשפו ליכולות התחקור מבינים את היכולות ואת זמינותם ובכך מביאים  לשינוי בשיח הארגוני בכל הקשור להתבססות רבה יותר על נתונים.

• המערכת מדרבנת את המשתמש בה להתמקד בעשייה מבצעית ללא השקעה גדולה.

  בהעדר מערכות תחקוריות רוחביות, פעלו החוקרים ואנשי המחקר בכל הקשור לנתונים  בשיטה של קריאת נתונים  ממערכות שונות, ללא אינטגרציה בין הנתונים. חוסר היכולת לראות את התמונה הכללית והאינטגרציה בין הנתונים חייב את המשתמש לבצע חלק מהעיבודים באופן ידני. המעבר למערכות BI אפשר למשתמשים בה ראיה רוחבית. והשקעת רוב הזמן בתחקור וניתוח תובנות מהנתונים, ולא בסידור וארגון הנתונים.

• מערכות BI מאפשרת להתמודד עם שאלות מורכבות כקלות
  אופן הבחירה של הנתונים והשיטוט במערכת הינו אינטואיטיבי  בצורה המובנת לכל בר דעת ואינה דורשת לימוד ממושך.  יכולות טכנולוגיות אלו מאפשרות למשתמש לקשור בין נתונים מסוגים שונים ולקבל תשובה גם על שאלות מסובכות. 

• מערכות BI מאפשרות לגשר על פערים טכנולוגיים הקיימים ביחידות השטח ולפתוח להם צוהר חדש ובהיר לתובנות שהיו עד עכשיו נחלת אנליסטים בלבד.

• מערכת BI מאפשרת תכנון טוב ויעיל כתוצאה מהיכרות טובה יותר של האיום

  היכולת לתכלל את כלל הנתונים הרלוונטיים למאגר אחד והיכולת לבצע תחקור אנאליטי על הנתונים, מאפשר לבדוק את כל הכיוונים ולשלול חלק מהם ולהשאיר את האיומים הרלוונטיים לבדיקה. לאחר בירור האיומים המתאימים, ניתן לתכנן את העבודה ולמצותה בלו"ז קצר, בעלות נמוכה וביתר אפקטיביות.

   

  סוגי תוצרים של BI:

1. תוצרים ברמה פרטנית.

2. תוצרים ברמה סיכומית (מחלקתית, ארגונית וכו') .

3. דיווח קבוע - תוצר שהוגדרו מראש מאפייניו, תדירויות הפקתו והגורמים אליהם ישלח.

4. דיווח אד-הוק - דיווח בהתאם לצרכים ולדרישות נקודתיים.

5. לוגיקה עסקית - דיווח של נתונים שעברו מניפולציות או דווח לאחר ניתוח של דפוסים מורכבים.
   
   

   סוגי תצוגות של BI:

1. דיווח גרפי או תווי.

2. דיווח גיאוגראפי.

3. דיווח הנשלח לקובץ, מדפסת או מסך.

4. הדיווח הגרפי עשוי להיות מבוסס על תרשימים (Charts) ותמונות.

    

   סוגי המשתמשים:

   קיימות שתי קבוצות מרכזיות של משתמשים:

1. עובדים המשתמשים בדוחות קבועים מראש ללא צורך בשינויים מהותיים ביום יום.

   1. עובדים המשתמשים בדוחות משתנים לפעילויות שונות, מחקרים שונים, שילוב של נושאים שונים.

      לכל אחד משתי הקבוצות השונות יש תתי משתמשים:

1. מנהלים הנדרשים יותר לנתונים סיכומיים.

2. דרג תפעולי הנדרש יותר לנתונים פרטניים.

   סוגי כלי ה BI המרכזיים בשימוש בארגונים הגדולים ארץ:

   קיימים מספר כלי BI מרכזיים:

1. BO.

2. Panorama.

3. QlikView.

4. WebFocus.

5. Reporting Services.

   לכל כלי יש את התכונות והיכולות שלו והוא מתאים לסוג משתמשים מסוים:

מצגת ההרצאה