מגמות בתחום ניהול המסמכים

• חבילות ה-ECM הפכו לפלטפורמות רחבות (סוויטות) שמטפלות בכלל מחזור החיים של פריט תוכן החל מיצירתו דרך אחסונו ושינועו וניהולו, וכלה בארכוב הפריט לאורך זמן. אך המצב הקיים ברוב הארגונים הוא שהיישומים עצמם מבוצעים פר תהליך/ מחלקה, ובדר"כ לא כתהליך כלל ארגוני (אופייני הן לפרויקטים בישראל והן לפרויקטים גלובליים). כתוצאה מכך בארגונים רבים כיום חיים איים של מערכות שונות המאכלסות מסמכים. שאיפתם המוצהרת של רוב הארגונים בעולם הנה לאמץ גישה רוחבית כלל ארגונית לנושא ניהול התכנים, אך רובם עדיין אינם עושים זאת.
• שילוב אלמנטים תהליכיים במסמכים (שילוב יכולות WF/BPM ביישומים)
• רגולציות המחייבות יישומי ניהול רשומות וארכיונים לשמירת המידע המשפטי
• רצון להשתלב בסביבת העבודה הטבעית של המשתמש (אאוטלוק/ מערכת אפליקטיבית)
• בתהליכים מסוימים – שיתוף סביב תכנים (יצירת סביבות עבודה צוותיות סביב מסמכים)
• בישראל רוב הארגונים בשנים האחרונות ניהלו רק את המסמכים שיש צורך דחוף לנהלם – בעיקר מסמכים "תפעוליים", וגם יוזמות אלו נוהלו בצורה מבוזרת. ברוב הארגונים בישראל קיימים "איים" של נתונים המקושרים למערכות התפעוליות. בשולחן עגול אותו קיימנו לאחרונה בנושא עלו כמה בעיות עם תצורה זו, כאשר העיקרית הנה ביסוס של ארכיטקטורת מסמכים מבוזרת שאינה מאפשרת שיתוף מסמכים בין עולמות תפעוליים שונים (הזמנות מעודכנות במערכת X, חשבוניות במערכת Y). בנוסף, רוב הארגונים בישראל אינם מנהלים בצורה שיטתית את המסמכים ה"רכים" בארגון, וכתוצאה מכך ידע רב אינו מנוצל ותהליכים רבים מומצאים מחדש. אנו רואים כרגע כל מיני יוזמות נקודתיות לשיתוף וניהול ידע שכוללות גם ניהול מסמכים (לדוגמה, ניהול מסמכי אפיון, ניהול דרישות וניהול פרויקטי פיתוח ב-IT).

גישות יישום - פיתרון אחד גדול אל מול פתרונות ממוקדים
אנו נתקלים לרוב בהתלבטות בין שתי גישות שונות לניהול מסמכים:
גישה ראשונה - פיתרון גדול ומקיף, תשתית ניהול מסמכים אליה ייגשו כל המערכות
גישה שנייה – פתרונות שונים לצרכים שונים (כל מחלקה עם פיתרון מתאים לה)
רוב הארגונים עמם אנו בקשר (חלקם מתוך בחירה וחלקם פשוט מצאו עצמם במצב זה) נמצאים במצב של ריבוי מערכות ניהול מסמכים לצרכים שונים. ארגונים השואפים לתשתית אחת רוחבית לכלל צרכי ניהול התכנים בארגונם ייטו יותר לכיוון ספקי High End (דוקומנטום, פיילנט, וכן לעתים גם Open Text). ארגונים שבוחרים יותר בגישה הנקודתית של מערכת לצורך ספציפי יבחרו מערכת המתאימה יותר לצורך זה תוך התחשבות בתשתית הקיימת בארגון. יחד עם זאת, יש לקיים הבחנה בין צרכי ניהול מסמכים תפעוליים לרכים. לדוגמה, MOSS לרוב נבחר לצרכי ניהול מסמכים רכים ושיתופיים (עבודה צוותית, פרויקט). לעומת זאת, בתחום המסמכים התפעוליים, בארגונים כבר בהם פועלת מערכת FileNet לצורך ממוקד, הארגון ייטה להשתמש בתשתית זו גם לצורך נקודתי תפעולי אחר.
אנו גם רואים לעתים שימוש ב-2 מערכות שונות לצרכים שונים. לדוגמה, ישנם ארגונים שבחרו בכיוון MOSS/SPS לצורך מסמכים רכים, ולצורך מסמכים תפעוליים, במיוחד במקרים בהם נדרשו יכולות פונקציונליות חסרות או יכולת ייחודית (כגון ארכיב) בחרו בפתרונות High End לצרכים ממוקדים אלה. ארגונים מבוססי SAP התלבטו בעיקר בין IXOS שמאוד בולטת בתחום זה גם בעולם לבין דוקומנטום.
לסיכום, להערכתנו, רוב הארגונים ימשיכו להפריד בין צרכי ניהול המסמכים הרכים לתפעוליים (מה שגם אומר שבמקרים רבים יהיו מערכות שונות). בתחום ניהול המסמכים התפעוליים אנו רואים רצון לנסות לנהל את כלל המסמכים התפעוליים במקום אחד כדי לטפל יותר טוב בנושא ההרשאות וגישת המערכות למסמכים (בניגוד לגישת ה"איים" הקיימת כיום).